BnB HostCare respecteert de privacy van eenieder van wie persoonsgegevens door BnB HostCare worden verwerkt. BnB HostCare verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening met betrekking tot het opstarten, ondersteunen, beheren en coördineren van short-stay, vakantieverhuur en andere tijdelijke exploitatie van accommodaties, alsmede in het kader van haar eigen bedrijfsvoering, websitebeheer en zakelijke administratie.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van onder meer (potentiële) opdrachtgevers, contactpersonen van zakelijke opdrachtgevers, websitebezoekers, personen die via de website of anderszins contact opnemen met BnB HostCare, gasten die verblijven in accommodaties waarop de dienstverlening van BnB HostCare betrekking heeft, alsmede derden die betrokken zijn bij schoonmaak, onderhoud, reparaties, calamiteitenafhandeling of andere operationele werkzaamheden.

BnB HostCare verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en, voor zover van toepassing, overige relevante wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet welke persoonsgegevens BnB HostCare verwerkt, voor welke doeleinden die persoonsgegevens worden gebruikt, op welke grondslagen de verwerking berust, met welk type partijen persoonsgegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang persoonsgegevens worden bewaard, welke rechten betrokkenen hebben en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld wanneer BnB HostCare persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een opdrachtgever.

1. Identiteit en contactgegevens

BnB HostCare is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevensverwerkingen die in deze privacyverklaring zijn beschreven, voor zover BnB HostCare daarbij zelfstandig het doel van en de middelen voor de verwerking bepaalt.

BnB HostCare handelt onder de naam BnB HostCare, is gevestigd aan Robert Schumandomein 2, 6229 ES te Maastricht en is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99540266.

BnB HostCare exploiteert de website www.bnbhostcare.nl. Via deze website kunnen bezoekers persoonsgegevens aan BnB HostCare verstrekken, in ieder geval via het contactformulier en voorts op iedere andere wijze waarop een bezoeker gegevens in een online omgeving van BnB HostCare invoert of aan BnB HostCare toezendt.

Voor vragen over deze privacyverklaring, over de wijze waarop BnB HostCare persoonsgegevens verwerkt of voor het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen via het contactformulier op de website of via de overige contactgegevens die op de website van BnB HostCare zijn vermeld.

BnB HostCare heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat BnB HostCare daartoe op grond van de AVG niet wettelijk verplicht is.

2. Van wie verwerkt BnB HostCare persoonsgegevens?

BnB HostCare kan persoonsgegevens verwerken van verschillende categorieën betrokkenen, afhankelijk van de aard van de relatie en de betreffende dienstverlening.

Het kan onder meer gaan om persoonsgegevens van (potentiële) opdrachtgevers, contactpersonen van zakelijke opdrachtgevers, eigenaren, verhuurders, beheerders en andere rechthebbenden ten aanzien van accommodaties, personen die via de website contact opnemen, gasten of potentiële gasten van accommodaties waarop de dienstverlening betrekking heeft, alsmede personen die door of namens BnB HostCare of de opdrachtgever worden betrokken bij schoonmaak, onderhoud, reparaties, tuinwerkzaamheden, sleutelbeheer, nood- of calamiteitendiensten of andere ondersteunende werkzaamheden.

BnB HostCare ontvangt persoonsgegevens soms rechtstreeks van de betrokkene zelf, bijvoorbeeld via de website, per e-mail, telefonisch of in het kader van de contractsluiting. In andere gevallen ontvangt BnB HostCare persoonsgegevens indirect, bijvoorbeeld van een opdrachtgever, via een platform zoals Airbnb, Booking.com of Vrbo, via een property management system, via een boekhoud- of CRM-systeem, dan wel via een derde die operationeel betrokken is bij de uitvoering van de dienstverlening.

3. Rollen en verantwoordelijkheden bij de verwerking van persoonsgegevens

Bij short-stay beheer, platformbeheer en hostdiensten kan de rol van BnB HostCare per verwerkingsactiviteit verschillen. Dat betekent dat BnB HostCare niet in alle gevallen dezelfde AVG-rol heeft. De kwalificatie hangt steeds af van de feitelijke inrichting van de dienstverlening, de contractuele afspraken en de vraag wie het doel van en de middelen voor de verwerking bepaalt.

3.1   Verwerkingen waarvoor BnB HostCare zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is

BnB HostCare is in ieder geval zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die betrekking hebben op haar eigen bedrijfsvoering. Daaronder vallen onder meer:

• de verwerking van persoonsgegevens van (potentiële) opdrachtgevers en hun contactpersonen;
• de verwerking van persoonsgegevens die via de website of het contactformulier worden verstrekt;
• de verwerking van persoonsgegevens in verband met relatiebeheer, klantcontact, contractsluiting, facturatie, boekhouding, incasso en klachtenbehandeling;
• de verwerking van persoonsgegevens in verband met de beveiliging van de website, systemen, accounts en bedrijfsprocessen;
• de verwerking van persoonsgegevens voor het vastleggen, afhandelen en documenteren van incidenten, geschillen, aansprakelijkstellingen, vermoedens van misbruik of fraude en de verdediging van rechtsvorderingen;
• de verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, opdrachtnemers en andere zakelijke relaties.

Voor deze verwerkingen bepaalt BnB HostCare zelfstandig de doeleinden en, binnen de grenzen van de AVG, in hoofdzaak ook de middelen van de verwerking.

3.2   Verwerkingen waarbij BnB HostCare in opdracht van de opdrachtgever kan optreden

Voor bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens van gasten of potentiële gasten kan BnB HostCare optreden namens de opdrachtgever, bijvoorbeeld wanneer BnB HostCare uitsluitend in opdracht en voor rekening en risico van de opdrachtgever operationele hostdiensten verleent met betrekking tot de accommodatie, zoals:

• het beheren van boekingen en reserveringsinformatie;
• het versturen en ontvangen van operationele berichten aan gasten;
• het doorgeven van praktische check-in en check-out informatie;
• het coördineren van schoonmaak of toegang tot de accommodatie;
• het verwerken van gastgegevens in een PMS-omgeving of vergelijkbaar beheersysteem, voor zover dit uitsluitend gebeurt ten behoeve van de exploitatie van de accommodatie van de opdrachtgever.

In dergelijke gevallen is het in beginsel de opdrachtgever die verwerkingsverantwoordelijke is voor die gastgerelateerde verwerking, terwijl BnB HostCare voor dat specifieke onderdeel als verwerker kan optreden, mits en voor zover BnB HostCare geen zelfstandige beslissingsruimte heeft ten aanzien van het doel van de verwerking en zij de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt op basis van instructies van de opdrachtgever.

3.3 Verwerkingen waarbij BnB HostCare zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke kan zijn naast of naast de opdrachtgever

Het is tevens mogelijk dat BnB HostCare met betrekking tot bepaalde gastgegevens niet uitsluitend als verwerker optreedt, maar voor een afzonderlijk deel van de verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn indien BnB HostCare persoonsgegevens verwerkt:

• ter onderbouwing van haar eigen declaraties, administratie of bewijspositie;
• in verband met klachten, incidenten, schade, overlast, veiligheidskwesties of geschillen;
• ter bescherming van haar eigen rechten, eigendommen, medewerkers, opdrachtnemers of systemen;
• om te voldoen aan een op haar rustende wettelijke verplichting;
• om fraude, misbruik of andere onregelmatigheden te signaleren, onderzoeken of documenteren, voor zover dit binnen de grenzen van de AVG is toegestaan.

Voor die verwerkingen bepaalt BnB HostCare het doel niet louter namens de opdrachtgever, maar (mede) vanuit haar eigen wettelijke en bedrijfsmatige verantwoordelijkheid. Voor dat zelfstandige onderdeel treedt BnB HostCare dan op als verwerkingsverantwoordelijke.

3.4 Platforms en andere externe partijen

Platformen zoals Airbnb, Booking.com en Vrbo, alsmede andere leveranciers van software en infrastructuur, kunnen persoonsgegevens verwerken voor hun eigen doeleinden en onder hun eigen voorwaarden. Voor zover deze partijen zelfstandig bepalen hoe en waarom persoonsgegevens binnen hun eigen systemen worden verwerkt, treden zij op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken of als zelfstandige verwerkers voor hun eigen klanten. BnB HostCare is niet verantwoordelijk voor de persoonsgegevensverwerking door dergelijke externe partijen voor zover die verwerking plaatsvindt onder hun eigen verantwoordelijkheid.

4. Op basis waarvan verwerkt BnB HostCare persoonsgegevens?

BnB HostCare verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat als bedoeld in de AVG. De relevante grondslagen zijn hieronder beschreven.

Aangaan en uitvoering van een overeenkomst

BnB HostCare verwerkt persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren en administratief afwikkelen van een overeenkomst met een opdrachtgever, dan wel voor het uitvoeren van operationele werkzaamheden die samenhangen met de exploitatie van een accommodatie. Daaronder vallen onder meer het in behandeling nemen van aanvragen, het opstarten en beheren van dienstverlening, het beheren van advertenties, reserveringen en communicatie, het coördineren van schoonmaak, onderhoud en ondersteuning, en het verzorgen van administratie en facturatie.

Wettelijke verplichting

BnB HostCare kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten, alsmede verplichtingen die voortvloeien uit verzoeken of bevelen van bevoegde autoriteiten voor zover BnB HostCare daaraan wettelijk moet voldoen.

Gerechtvaardigd belang

BnB HostCare kan persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, voor zover dat belang zwaarder weegt dan de privacybelangen van de betrokkene. Dit kan onder meer betrekking hebben op het onderhouden van klantcontact, het verbeteren van dienstverlening en processen, het beveiligen van systemen en accounts, het registreren en afhandelen van incidenten, het beperken van schade, het voorkomen of onderzoeken van misbruik en het voeren van verweer in geval van klachten of geschillen.

Toestemming

Voor zover een specifieke verwerking niet op een andere grondslag kan worden gebaseerd en toestemming vereist is, zal BnB HostCare daarvoor vooraf toestemming vragen. Indien een verwerking uitsluitend op toestemming berust, kan de betrokkene die toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking tast de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking niet aan.

5. Welke persoonsgegevens verwerkt BnB HostCare?

BnB HostCare verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die, gelet op de aard van haar dienstverlening en bedrijfsvoering, noodzakelijk, relevant en proportioneel zijn.

Afhankelijk van de situatie kan het onder meer gaan om identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfs- of contactgegevens.

Daarnaast kan BnB HostCare contract- en opdrachtgegevens verwerken, zoals gegevens over de opdrachtgever, de accommodatie, de inhoud van de dienstverlening, factuurgegevens, betaalafspraken, reserveringsinformatie, operationele afspraken en correspondentie.

In het kader van short-stay beheer en gastcommunicatie kan BnB HostCare voorts gast- en boekingsgegevens verwerken, zoals naam van de hoofdboeker, contactgegevens, verblijfsdata, communicatie-inhoud, in- en uitcheckinformatie, bijzonderheden over het verblijf en gegevens die noodzakelijk zijn voor operationele ondersteuning van het verblijf.

Verder kan BnB HostCare communicatiegegevens verwerken, zoals inhoud van e-mails, contactverzoeken via de website, berichten via platforms, notities van telefoongesprekken en geregistreerde meldingen van incidenten, klachten of schade.

BnB HostCare kan tevens financiële en administratieve gegevens verwerken, zoals facturen, betalingsgegevens, rekeninginformatie en gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie.

Bij gebruik van de website en digitale systemen kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, loggegevens, browserinformatie en gegevens over het gebruik van online omgevingen, voor zover dit noodzakelijk is voor de werking, beveiliging en verbetering van de website en systemen.

BnB HostCare beoogt geen bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij dat in een uitzonderlijke situatie onvermijdelijk is en daarvoor een toereikende wettelijke grondslag bestaat. Betrokkenen wordt verzocht om geen onnodige of gevoelige persoonsgegevens aan BnB HostCare te verstrekken indien dat niet nodig is voor de betreffende dienstverlening of communicatie.

6. Waarvoor gebruikt BnB HostCare persoonsgegevens?

BnB HostCare gebruikt persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die samenhangen met de uitvoering van haar dienstverlening, de exploitatieondersteuning van accommodaties en haar eigen bedrijfsvoering.

Daaronder vallen onder meer het behandelen van aanvragen en contactverzoeken, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het beheren van accommodatiegegevens, advertenties en operationele processen, het beheren van boekingen en gastcommunicatie, het organiseren en coördineren van check-in, check-out, schoonmaak, onderhoud en calamiteitenafhandeling, het voeren van klantcontact, het uitvoeren van facturatie en boekhouding, het beantwoorden van vragen en klachten, het beveiligen van systemen en accounts, het registreren en afhandelen van incidenten en het beschermen van de juridische en bedrijfsmatige belangen van BnB HostCare en haar opdrachtgevers.

BnB HostCare verwerkt persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen.

7. Met wie deelt BnB HostCare persoonsgegevens?

BnB HostCare verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, ter behartiging van een gerechtvaardigd belang, op grond van een wettelijke verplichting of indien daarvoor anderszins een wettelijke grondslag bestaat.

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door of gedeeld met dienstverleners die BnB HostCare ondersteunen bij haar bedrijfsvoering, waaronder in ieder geval aanbieders van boekhoud- en administratiesoftware, aanbieders van facturatie- en administratieve software, CRM- en klantbeheersystemen, hosting- en infrastructuurleveranciers en aanbieders van property management software.

Voor zover dit noodzakelijk is voor de operationele uitvoering van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens voorts worden gedeeld met derden die betrokken zijn bij schoonmaak, reparaties, onderhoud, sleutelbeheer, calamiteitenafhandeling of vergelijkbare werkzaamheden. Een dergelijke verstrekking vindt uitsluitend plaats voor zover die gegevensverstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van de betreffende werkzaamheden en beperkt blijft tot de gegevens die daarvoor redelijkerwijs nodig zijn.

Indien BnB HostCare persoonsgegevens deelt met derden die deze persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van BnB HostCare verwerken, zal BnB HostCare, voor zover wettelijk vereist, passende contractuele afspraken maken, waaronder verwerkersovereenkomsten.

Indien BnB HostCare persoonsgegevens van gasten verwerkt namens een opdrachtgever, kan BnB HostCare tevens persoonsgegevens delen met door die opdrachtgever gebruikte of geautoriseerde systemen, platformen of derden, voor zover dat past binnen de overeengekomen dienstverlening en de instructies van de opdrachtgever.

BnB HostCare kan persoonsgegevens daarnaast verstrekken aan bevoegde instanties, toezichthouders, verzekeraars, juridisch adviseurs of andere derden indien BnB HostCare daartoe wettelijk verplicht is of indien dit noodzakelijk is ter behartiging van haar gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld in het kader van aansprakelijkstelling, geschillen, incidenten, misbruikonderzoek of fraudepreventie.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

BnB HostCare verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Het is evenwel mogelijk dat door BnB HostCare gebruikte software, cloudvoorzieningen of dienstverleners persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte of vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte toegankelijk maken.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, draagt BnB HostCare er zorg voor dat passende waarborgen worden toegepast overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door toepassing van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, eventueel aangevuld met aanvullende beschermingsmaatregelen waar dat nodig is.

9. Hoe lang bewaart BnB HostCare persoonsgegevens?

BnB HostCare bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of redelijkerwijs noodzakelijk is in verband met administratie, bewijsvoering, geschillen of rechtsvorderingen.

Administratieve en fiscale gegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard, of langer indien de wet dat voorschrijft.

Gegevens die verband houden met overeenkomsten, opdrachten en dienstverlening worden bewaard zolang de contractuele relatie loopt en daarna gedurende de periode die noodzakelijk is voor administratieve afwikkeling, bewijsdoeleinden en de behandeling van mogelijke klachten of geschillen.

Gegevens die via het contactformulier of anderszins in het kader van een informatieverzoek worden verstrekt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de behandeling en afwikkeling van het betreffende contact.

Gastgegevens die BnB HostCare uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, bewaart BnB HostCare niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de betreffende opdracht, tenzij BnB HostCare een wettelijke verplichting heeft of een zelfstandig gerechtvaardigd belang heeft om bepaalde gegevens of registraties langer te bewaren, bijvoorbeeld in verband met incidenten, aansprakelijkheid, bewijsvoering of de verdediging van rechtsvorderingen.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

BnB HostCare gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

11. Beveiliging

BnB HostCare neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde verstrekking, wijziging of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen omvatten, voor zover passend gelet op de aard van de verwerkingen, onder meer toegangsbeperking tot persoonsgegevens, het gebruik van sterke wachtwoorden, beveiligde accounts, waar passend tweefactorauthenticatie, versleutelde of anderszins beveiligde verbindingen, beveiliging van apparatuur en systemen, logging, beperkte interne toegankelijkheid en contractuele afspraken met externe dienstverleners over vertrouwelijkheid en beveiliging.

BnB HostCare verlangt van personen en partijen die onder haar verantwoordelijkheid toegang hebben tot persoonsgegevens dat zij vertrouwelijk met die persoonsgegevens omgaan en uitsluitend toegang hebben voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

12. Welke rechten hebben betrokkenen?

Betrokkenen hebben op grond van de AVG het recht om BnB HostCare te verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die van hen worden verwerkt. Indien persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunnen betrokkenen verzoeken om rectificatie of aanvulling.

Daarnaast kunnen betrokkenen onder omstandigheden verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens of om beperking van de verwerking. Ook kunnen zij bezwaar maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor zover de verwerking berust op toestemming, kan die toestemming te allen tijde worden ingetrokken.

Indien de AVG daartoe aanleiding geeft, kan de betrokkene tevens verzoeken om overdraagbaarheid van persoonsgegevens.

Wanneer BnB HostCare persoonsgegevens verwerkt uitsluitend namens een opdrachtgever en BnB HostCare ten aanzien van die specifieke verwerking niet de verwerkingsverantwoordelijke is, kan BnB HostCare een verzoek van een betrokkene doorgeleiden naar de betreffende opdrachtgever of de betrokkene verwijzen naar die opdrachtgever, omdat die opdrachtgever in dat geval primair verantwoordelijk is voor de beoordeling van het verzoek.

Een verzoek met betrekking tot privacyrechten kan worden gericht aan BnB HostCare via de hierboven vermelde contactgegevens. BnB HostCare zal een dergelijk verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst beantwoorden, tenzij de AVG een verlenging toelaat.

Betrokkenen hebben daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

BnB HostCare kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld indien wetgeving, rechtspraak, dienstverlening, werkprocessen of gebruikte systemen daartoe aanleiding geven.

De meest recente versie van de privacyverklaring wordt via de website van BnB HostCare beschikbaar gesteld.